Понятие и требования к организации учета документного фонда

Учет является первым процессом организации документного фонда, который устанавливает взаимосвязи между документами, необходимые для превращения их в единое целое. Регистрируя поступивший документ, учет вводит его в состав фонда, докумен­тально закрепляя его принадлежность именно к данному фонду. На протяжении всего времени функционирования документа в фонде учет отслеживает его перемещения как неотъемлемой части фонда, фиксируя его новые состояния и отношение к тем или иным подфондам. После того, как документ снят с учета, он перестает считаться компонентом фонда, его связь с фондом и до­кументами из фонда утрачивается. Таким образом, организующая роль учета заключается в документальном закреплении взаимо­связей внутри фонда, позволяющем осуществлять контроль за состоянием и сохранением документного фонда.

Учет документного фонда - это деятельность, обеспечиваю­щая фиксирование по установленным правилам и накопление сведений о величине, составе и движении фонда и его стоимо­сти для количественной и качественной характеристики его состояния.

Учет фонда является третьим технологическим процессом формирования документного фонда и тесно связан с последним этапом комплектования - приемом новых поступлений, в ходе которого осуществляется сверка партии вновь поступивших до­кументов с сопроводительным документом и все несоответствия между ними фиксируются в акте приема. Процесс учета тесно переплетается с технической обработкой документов. Штемпель, проставляемый на этапе первичной обработки и свидетельст­вующий о принадлежности документа к фонду/подфонду, как правило, содержит инвентарный номер данного экземпляра, который присуждается документу в процессе учета.

Такие тесные взаимосвязи между процессами усложняют их идентификацию, размывая их границы. Так, «Инструкция об учете библиотечного фонда», утвержденная приказом министра культуры РФ № 590 от 02.12.1998 г., включает в процесс учета прием документов, их маркировку, регистрацию при поступле­нии, перемещении, выбытии, а также проверку наличия доку­ментов в фонде. Как видим, в структуру учета включены все операции по организационному оформлению принадлежности документов к фонду с момента их поступления в библиотеку/информационную службу.

В процессе учета преследуются следующие цели:

1) накопление фактической информации о фонде для даль­нейшего управленческого анализа и принятия решений по его совершенствованию;

2) составление реальных моделей документного фонда, не­обходимых для сравнения их с идеальными моделями и оценки их соответствия между собой;

3) слежение за движением документов для обеспечения их сохранности.

Таким образом, учет является формой документированного наблюдения за состоянием документного фонда, которое осу­ществляется с целью контроля его качества и сохранности.

Документы, в которых ведется учет документного фонда, имеют статус финансовых документов строгой отчетности, и их необходимо сохранять до ликвидации организации. Они долж­ны храниться в сейфах и закрывающихся шкафах, и доступ к ним строго ограничивается. При ведении электронного учета обяза­тельна распечатка бумажной копии учетных документов, на ко­торую также распространяются особые режимы хранения и дос­тупа.

В крупных информационных организациях, имеющих слож­ную организационную структуру, используется технология раз­деления учета, которая предполагает одновременное ведение и учета документного фонда в целом, и отдельный учет подфондов каждого структурного подразделения. Это позволяет накап­ливать количественные данные по отдельным подфондам.

Объектами учета могут являться как отдельные документы, так и партия документов. Партия - это группа документов, вре­менно объединенная для контроля их сохранности в процессе обработки и передачи с одного технологического участка на дру­гой (например, партия новых поступлений; партия документов на списание и т. п.).

В связи с тем, что в любой библиотеке или информационной службе существуют и используются не только документы, соби­раемые для удовлетворения информационных запросов пользо­вателей, но и документы иного назначения, возникает необхо­димость различать, какие из них являются объектами учета документного фонда. Так, например, не подлежат учету как документы из фонда:

Программные продукты, которые являются рабочим инст­рументом для работников информационной организа­ции;

Материалы, приобретаемые для оформления и других под­собных работ, не связанных с комплектованием документ­ного фонда, например, настенные и настольные календа­ри, постеры и т. п.;

Кино-, фото- и звукозаписи, предназначенные для прове­дения библиотечно-информационных и культурных ме­роприятий;

Управленческая документация библиотеки/информаци­онной службы;

Документы личного и секретного характера;

Материалы, созданные информационной организацией на своем оборудовании без введения в законный гражданский оборот (тиражирования и распространения), например, методические пособия, тематические досье, ксерокопии отдельных документов, предназначенные для использования в служебных целях, и пр.

Результатом учета документного фонда является достоверная документированная информация о реальном состоянии фонда, которая характеризует:

Объемы фонда и отдельных подфондов, а также их при­рост;

Динамику развития документного фонда на протяжении всего времени его существования;

Стоимостные характеристики документного фонда;

Наличие и местонахождение каждого документа из фонда.

Такая информация влияет на многие стороны деятельности информационной организации:

Упорядочивает движение документов в учреждениях;

Обеспечивает контроль за сохранностью фонда;

Служит обоснованием для расчета величины необходимых помещений, штатов, финансов и т. д.;

Позволяет сравнивать объемы фондов разных информаци­онных учреждений, оценивать эффективность деятельности библиотек/информационных служб и использования различных видов ресурсов;

Составляет основу для планирования деятельности информационной организации;

Является источником государственного статистического учета, т. е. общенациональной системы сбора, регистрации, обобщения и интерпретации количественных данных в мас­штабе отрасли, экономического региона или страны в целях содействия принятию государственными органами власти и управления эффективных управленческих решений.

Такое многостороннее влияние результатов учета на различ­ные стороны деятельности организации и принятие ответствен­ных управленческих решений обусловливает строгие требования, которые предъявляются к учету документного фонда.

Требования к учету документного фонда

1. Полнота и достоверность учетной информации. Это озна­чает, что учету подлежит каждый документ, поступающий или находящийся в фонде, и о нем имеется достаточная информация, чтобы идентифицировать его.

2. Обязательность учета для всех фондов и подфондов. Для обеспечения сбора полной и достоверной информации о фонде учету подлежат все без исключения документные фонды.

3. Точность, тщательность учета. Это означает, что данные о документе соответствуют реальности, не содержат ошибок и исправлений. В противном случае документ невозможно иден­тифицировать по учетным данным, а, следовательно, собранная информация не будет надежной.

4. Документированное оформление каждого поступления или выбытия из фонда, поскольку только запись на какой-либо но­ситель обеспечивает неизменность учетных данных.

5. Надежность и совместимость приемов и форм учета в ус­ловиях применения традиционной и автоматизированной тех­нологии. Это означает, что учет в традиционном и электронном виде должен вестись по единым правилам, а учетные данные не должны быть случайно утеряны или искажены;

6. Оперативность и своевременность учета. Суть требования заключается в том, что документ должен быть учтен сразу при поступлении в библиотеку/информационную службу. Задержка в учете может привести либо к нарушению технологического ритма, либо к немотивированному отказу пользователю, либо к утрате документа.

7. Непрерывность учета. Это означает, что ведение учета долж­но начинаться с момента зарождения фонда и не должно пре­кращаться даже на короткий период - иначе данные учета будут неполными и недостоверными.

8. Унификация и стабильность учетных единиц, их соответст­вие единицам использования документного фонда и показателям государственной статистики. Это требование к учету говорит о необходимости единообразия в подходах к учету документов и их неизменности на протяжении длительного времени. В про­тивном случае данные учета в различных документных фондах либо данные, полученные в различные периоды существования одного и того же фонда, будут несопоставимы, и на их основе будет невозможно сделать обоснованные выводы и принять пра­вильное решение.

С целью унификации подходов к учету разработаны и внедре­ны специальные стандарты и инструкции по учету документных фондов.

Особое значение имеет стандартизация единиц учета доку­ментных фондов. Единица учета фонда - это единица измерения объема и движения фонда.

В соответствии с ГОСТом 7.20-2000 «Библиотечная статисти­ка» (введен 01.01.2002 г.) для учета величины и движения доку­ментного фонда используются основные и дополнительные еди­ницы учета.

Основные единицы учета используются как показатели изме­нения объема документного фонда для отчетности и ведения государственной статистики. К основным единицам учета отно­сятся экземпляр и название.

Экземпляр - каждая отдельная единица документа, включае­мая в фонд или выбывающая из него.

Название - каждое новое или повторное издание, другой до­кумент, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.

Как видим, в качестве основных приняты две различные еди­ницы учета, которые в совокупности разносторонне характери­зуют документный фонд:

Учет в экземплярах дает возможность количественно оце­нивать фонд и обеспечивает контроль за сохранностью каждого документа;

Учет в названиях демонстрирует информационное разно­образие фонда, позволяя более полно определить информа­тивную и содержательную ценность (ср.: 69 экземпляров журналов и 69 названий журналов).

Таким образом, при равных объемах фонда в экземплярах более богатым является тот фонд, в котором больше названий. Особенно показательно различие в объеме фонда, выраженном в названиях и в экземплярах, когда имеется большое число мно­гоэкземплярных документов, например, учебных изданий для учащихся или студентов.

Дополнительные единицы учета используются для более пол­ной характеристики фонда, а также для решения дополнительных прикладных задач.

К дополнительным единицам учета фонда относятся: годовой комплект, переплетная единица/комплект (подшивка) и метро-полка.

Годовой комплект - это совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда. Несомненно, данная единица учета дополняет характеристику фонда периодических изданий, наряду с назва­ниями и экземплярами. В связи с тем, что периодичность у раз­ных изданий может колебаться от 4 до 312 номеров в год, объем фонда периодики в экземплярах является не вполне показатель­ным. Количество годовых комплектов одного названия характе­ризует хронологическую глубину данного фонда и тем самым обеспечивает его большую или меньшую полноту и информаци­онную ценность.

Другая дополнительная единица учета - переплетная едини­ца/комплект (подшивка) - это совокупность номеров периоди­ческих изданий или других документов, сшитых, переплетенных или скрепленных иным способом в одно целое и принимаемое за одну учетную единицу. Она помогает сделать сопоставимыми данные учета фонда и книговыдачи из фонда, в особенности когда речь идет о фондах книгохранилищ, где подшивка являет­ся учетной единицей хранения. Выдавая из хранилища 1 под­шивку из 4 номеров журнала, работник хранилища передает пользователю или работнику читального зала ответственность за возврат именно одной подшивки, а не 4 номеров.

Метрополка - международная единица учета величины фон­да, рекомендованная ЮНЕСКО в 1969 г. и измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документа­ми. На одном погонном метре полки в закрытом хранилище размещается в среднем до 50 экземпляров книг, при открытом доступе к фонду - 30-40 экз. В соответствии со строительными нормами, для хранения 1000 экз. понадобится площадь 4,5 кв. м. Таким образом, метрополка как единица учета может использо­ваться для расчета необходимого объема хранилища и помогает оценить потребность в количестве стеллажей.

Сходные задачи планирования ресурсов для хранения доку­ментов должна выполнять и новая дополнительная единица уче­та электронных ресурсов - байт (килобайт, мегабайт, терабайт и т. д.), благодаря которой можно оценивать объемы памяти, необходимые или используемые для хранения данных.

Таким образом, выбор единиц учета диктуется целым комплек­сом задач, которые должна обслуживать учетная информация.

Итак, учет как процесс формирования документного фонда направлен на собирание полной, точной и достоверной инфор­мации о данном документном фонде, позволяющей не только контролировать его состояние, но и принимать на ее основе гра­мотные управленческие и технологические решения. Для того чтобы обеспечить накопление учетной информации, отвечающей требованиям полноты и достоверности, уделяется приоритетное внимание организации учетной деятельности, что проявляется в максимальной регламентированности ее различных аспектов.

Виды и формы учета

Во всех документных фондах принято выделять два обязатель­ных вида учета документов:

суммарный (интегрированный, статистический, количест­венный);

индивидуальный (дифференцированный, аналитический, оперативный).

Назначение суммарного учета - дать количественные пред­ставления о структуре, величине, темпах обновления фонда в це­лом и отдельных его частей. Объектом суммарного учета являет­ся партия.

Индивидуальный учет предназначен для того, чтобы давать ин­формацию о каждом документе в фонде, его наличии в том или ином подфонде или о его списании. Поэтому объектом индиви­дуального учета являются отдельные экземпляры либо названия.

Оба вида учета обязательны и дополняют друг друга, расширяя информативность учетных данных:

Суммарный учет позволяет отвечать на вопросы: «сколько документов в фонде/подфонде?», «сколько документов поступило/выбыло за определенный период?»;

Индивидуальный учет отвечает на вопросы: «имеется ли данный документ в фонде?», «сколько экземпляров дан­ного документа имеется в фонде?», «где находится данный документ в настоящее время?», «если экземпляр был спи­сан, то когда и по какой причине?».

Таким образом, каждый документ обязательно проходит учет дважды: сначала в партии, потом индивидуально. Различаясь способами регистрации документов, оба вида учета взаимосвя­заны и контролируют данные друг друга.

Каждый вид учета реализуется в соответствующих формах учета.

Формы учета - это унифицированные бланки учетной докумен­тации, рекомендованные соответствующими инструктивно-мето­дическими документами для различных документных фондов.

В СССР были строго заданы параметры учетных форм для различных типов библиотек и служб информации. В настоящее время разработаны общие правила и формы учета документов, обязательные для всех библиотек, органов научно-технической информации, фондохранилищ, центров документации, иных организаций и учреждений Российской Федерации, независимо от их вида и типа, правового статуса, ведомственной подчинен­ности и формы собственности. Регламенты ведения учета заданы в «Инструкции по учету библиотечного фонда», при разработке которой учтены положения бюджетного законодательства, госу­дарственных стандартов, иных законов и нормативных правовых актов, имеющих отношение к учету документов, составляющих документный фонд. Вместе с тем, данная инструкция допускает возможность выбора правил, способов и норм, регламентирую­щих организацию и ведение учета документного фонда, исходя из организационно-технологических особенностей библиотеки/информационной службы, если это не противоречит действую­щему законодательству. Главным обязательным требованием к используемым учетным формам является соответствие номенк­латуры показателей первичного учета аналогичным показателям государственной статистики. Таким образом, каждая организа­ция имеет право разрабатывать по согласованию с учредителем собственные стандарты учета, которые оформляются в докумен­те, называемом «Порядок учета документного фонда». Ответст­венность за правильность организации учета несет первый ру­ководитель данного учреждения или предприятия.

Как видим, в настоящее время наблюдается снижение жест­кости в регламентации учета документного фонда и допускается вариативность в выборе способов и форм учета. Предоставление информационным организациям права на самостоятельность в рамках границ, заданных общим регламентом, вызвано тем, что в условиях трансформации информационных технологий вынуждены сосуществовать традиционные и автоматизирован­ные технологии учета, а развитие форм учета определяется не только профилем и структурой фонда, но и различными про­граммно-технологическими факторами.

В соответствии с «Инструкцией об учете библиотечного фон­да», основной формой суммарного учета документов является «Книга суммарного учета фонда». Она представляет собой журнал (листы суммарного учета документного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. Независимо от носителя, она имеет одинаковую юридическую силу. Допускаются различные моди­фикации книги суммарного учета, отражающие специфику со­става документного фонда - по типам или видам документов, тематике, языкам и другим признакам. Форма ее согласована с формами государственной статистической отчетности и с фор­мами ежедневного учета выдачи документов из фонда (например, «Дневника библиотеки»).

Книга суммарного учета обязательно имеет 3 части. Часть I «Поступление в фонд», где фиксируются партии новых докумен­тов, и часть II «Выбытие из фонда», где записываются сведения об исключаемых из фонда документах, имеют сходную форму записи. О партии поступающих или выбывающих документов сообщаются следующие сведения: дата и номер записи по по­рядку, общее количество документов в партии, в том числе по видам документов, в том числе книг и брошюр по отраслям зна­ния и по языкам. Кроме того, обязательно приводятся суммарные данные о стоимости документов, предназначенные для передачи на бухгалтерский баланс. В случае учета партии новых поступ­лений указывается также источник получения партии и номер и/или дата сопроводительного документа. При учете выбывающих документов указывается номер и дата акта об исключении, а так­же причина выбытия. В конце каждой страницы все количест­венные сведения суммируются для переноса их на другую стра­ницу или в часть III книги суммарного учета.

В части III «Итоги движения фонда» содержатся обобщенные статистические данные о документном фонде. В эту часть по­квартально переносятся суммированные сведения о вновь по­ступивших и о выбывших документах. В конце текущего года подводится общий итог движения фонда с учетом поступивших и выбывших документов и подводится баланс состояния фонда за год в следующих показателях:

«Состоит на начало …года» - в этой графе переносятся данные о фонде, полученные по итогам предыдущего года;

«Поступило в течение …года» - здесь указываются суммарные сведения о новых поступлениях за минувший год;

«Выбыло в течение …года» - приводятся совокупные количественные данные о документах, списанных из фонда в текущем году;

«Состоит на конец …года» - в этой графе приводятся итоговые расчетные данные по фонду, полученные путем суммирования исходных данных с данными о новых по­ступлениях и вычитания из этой суммы числа выбывших документов.

Итоговые данные из части III «Книги суммарного учета» вклю­чаются в форму государственной статистической отчетности.

Если информационная служба имеет устойчивый доступ к се­тевым документам удаленного доступа согласно лицензионным соглашениям, то они также подлежат суммарному учету в спе­циальной книге, которая организована по тому же принципу, что и традиционная. В форме учета поступления в фонд регист­рируются основные реквизиты документов (договоров, контрак­тов, лицензионных соглашений), в которых зафиксировано оформление в доступ определенных пакетов сетевых документов на определенный срок, а также количество пакетов.

Формы индивидуального учета могут быть представлены в раз­личном виде:

Книжной (инвентарные книги);

Карточной (карточка учетного каталога, регистрационная карточка на определенный вид документа - для газет, журналов, электронных, аудиовизуальных и других видов документов);

Листовой (лист актового учета).

Допускается сочетание этих форм учета. При автоматизиро­ванной технологии создаются форматы учетной записи, содер­жащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета.

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие параметры: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета документного фонда», инвентарный номер, сведения об авторе и заглавии, месте изда­ния и годе выпуска, о цене, а также отметка о наличии докумен­та при очередной проверке фонда и номер акта об исключении данного экземпляра из фонда, если документ уже списан. Обя­зательной графой является «Примечание», в которой указывает­ся наличие приложений к основному документу в том или ином виде, а также особенности экземпляра ценных и редких докумен­тов (например, наличие уникального переплета, автографа ав­тора, маргиналий (пометок на полях), дефектов и т. п.).

Формы индивидуального учета в значительной степени раз­личаются в зависимости от вида документа в связи с тем, что видовые особенности документа могут требовать особого фор­мата учетной записи. Например, индивидуальный учет периоди­ческих изданий требует оперативной отметки о поступлении ка­ждого очередного номера издания, однако отдельные номера газет и журналов не нуждаются в указании особых библиографи­ческих сведений о них. Поэтому для их учета разработаны спе­циальные регистрационные карточки, в заголовке которых да­ется описание периодического издания в целом, а в основной части предусмотрен формат для указания года и для оперативных отметок о поступивших номерах и выпусках.

При индивидуальном учете базы данных необходимо указывать ее название, наименование создателя (юридическое или физи­ческое лицо); дату создания ресурса, носитель информации (CD-ROM, жесткий диск, дискета), а также периодичность об­новления.

Форма индивидуального учета сетевых документов включает основные характеристики пакета: название, данные о произво­дителе, типе пакета, а также его платформе, т. е. совокупности программных и аппаратных средств, предназначенных для на­вигации и поиска документов и предлагающих особые сервисы для работы с ними.

Другим важным фактором, влияющим на особенности форм индивидуального учета, используемых в той или иной информа­ционной организации, являются сроки хранения документов. При индивидуальном учете документов постоянного и длительного хранения используется метод инвентаризации, который заклю­чается в присвоении каждому документу или каждому экземп­ляру документа индивидуального инвентарного номера или ино­го знака в качестве инвентарного номера (штрих-кода, ISBN). Такой индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в документном фонде, а после исключения документа из фонда не присваиваются другим вновь принятым документам. Это позволяет избегать путаницы в учете. Документы с индивидуальными инвентарными номерами регистрируются в инвентарных книгах. Как правило, для различных видов доку­ментов создаются отдельные инвентарные книги.

Для документов временного хранения, чьи сроки пребывания в фонде изначально ограничены 1-5 годами, ведутся отдельные формы индивидуального учета без присвоения документу ин­вентарного номера. Как правило, формы учета представлены в виде особых регистрационных картотек или тетрадей учета.

Если в инвентарных книгах используется нумерационный способ сортировки учетных записей, то регистрационные кар­тотеки и учетные каталоги преимущественно тяготеют к алфа­витному упорядочению записей о документах.

В крупных библиотеках, наряду с инвентарными книгами, имеется генеральный алфавитный каталог, в котором отражены все документы, зарегистрированные в фонде, с указанием их закрепления за тем или иным подфондом. Он предназначен для служебного использования и необходим для уточнения данных о документе и его местонахождении. По сравнению с инвентар­ной формой учета, каталогизационная запись отражает значи­тельно больше библиографических сведений для идентификации документа, а также классификационные индексы и шифры хра­нения. На обороте карточки генерального каталога перечисля­ются инвентарные номера всех экземпляров данного документа с указанием места их постоянного хранения. При передаче эк­земпляров из одного подфонда в другой, а также при их списании возле инвентарного номера делаются соответствующие отметки. В этом состоит дополнительный информационный потенциал генерального каталога.

Учетную функцию носят также нумерационные каталоги, в ко­торых библиографические записи располагаются в порядке инвентарных номеров, присвоенных документам, а также топо­графические каталоги, где библиографические записи распола­гаются в соответствии с расстановкой документов на полках. В нумерационных каталогах могут быть структурно выделены записи о документах из подфондов отдельных подразделений библиотеки/информационной службы, благодаря чему по ин­вентарному номеру можно уточнить, за каким подфондом закре­плен тот или иной документ. Эти каталоги зачастую использу­ются при инвентаризационной проверке подфондов, а также помогают возвращать на место документ, ошибочно попавший в другой подфонд.

Топографические каталоги позволяют легко выявлять место­нахождение конкретного документа. Особенно они полезны при больших массивах листовых материалов.

Как видим, в зависимости от возникающих проблемных си­туаций могут быть использованы различные виды группировки учетных сведений о документах. Вместе с тем, инвентарный спо­соб сортировки записей в формах индивидуального учета явля­ется основным. В 1980-е гг. при разработке системы учетных форм для централизованных библиотечных систем была сделана попытка заменить инвентарную книгу алфавитным учетным ка­талогом, созданным по аналогии с генеральным каталогом на­учных библиотек. Однако практическое использование данной формы учета потребовало дополнения его «Описью инвентарных номеров» (или «Описью карточек учетного каталога»), по форме напоминающей упрощенную инвентарную книгу.

Актовая форма учета документного фонда является альтер­нативной формой индивидуального учета. Суть ее в том, что на партию новых поступлений, полученную по одному сопроводи­тельному документу, оформляется акт со списком документов, составленный по аналогии с листами инвентарной книги. Но­мера актов соответствуют номеру записи партии в «Книге сум­марного учета документного фонда». Лист актового учета удобен при компьютерной системе учета, поскольку его распечатка ста­новится основой для создания инвентарных книг.

С появлением электронных каталогов операции индивиду­ального учета документов автоматически сливаются с опера­циями приема и каталогизации/рекаталогизации документов, а ведение форм учета передается полностью компьютерной программе. Как правило, они формируются из имеющейся базы данных электронного каталога по специальной команде сотруд­ника. Для надежного сохранения и использования учетных данных рекомендуется делать их распечатки на бумажном но­сителе.

Для наблюдения за движением каждого экземпляра в элек­тронном каталоге появляются новые возможности: теперь в ка­ждый момент времени можно не только уточнить, в каком подфонде следует искать данный документ, но и когда, какому пользователю он был выдан, а также к какому сроку предпола­гается его возвращение в фонд.

Поскольку документный фонд является материальным акти­вом той организации, которой он принадлежит, он должен под­вергаться бухгалтерскому учету. Бухгалтерский учет документно­го фонда - это учет балансовой стоимости документов из фонда. Он осуществляется по правилам ведения бухгалтерского учета на основе данных о стоимости отдельных партий документов в «Кни­ге суммарного учета». Стоимостная информация, собранная в хо­де бухгалтерского учета документного фонда, необходима для экономического анализа деятельности информационной органи­зации и планирования финансовых ресурсов, а также для оценки экономической эффективности формирования документного фонда. Однако в сложившихся условиях вопрос о бухгалтерском учете документного фонда остается проблемным.

Общероссийским классификатором основных фондов (ОК 013-94) документные фонды включены в состав основных средств. При этом в классификаторе охвачены документы на различных носителях - от рукописей до электронных изданий. Следователь­но, все они должны подлежать и бухгалтерскому учету. Однако на практике в финансовых документах отражается балансовая стои­мость не всех документов, составляющих документные фонды. Как правило, бухгалтерскому учету подвергаются лишь книжные изда­ния, зарегистрированные в инвентарных книгах. Не подлежат бух­галтерскому учету периодические издания, брошюры, архивные документы, обменные фонды, зачастую не отражается балансовая стоимость документов на нетрадиционных носителях, которые отнесены к малоценному инвентарю фондов. В результате нару­шается принцип полноты и достоверности учетной информации.

В составе основных фондов документные фонды занимают особое положение. Так, в отличие от других видов основных средств на документные фонды не начисляется амортизация, т. е. постепенное погашение стоимости по мере физического и мо­рального износа. Эта норма введена в связи с тем, что, несмотря на физический износ носителя и устаревание информации в боль­шинстве документов, стоимость некоторых документов (рукопи­сей, памятников письменности и печати, других ценных и редких документов и др.) ежегодно повышается в соответствии с изме­нениями их научной и культурно-исторической ценности.

Следует понимать, что балансовая стоимость документного фонда не отражает его реальной стоимости, поскольку инфор­мационная и культурная ценность данного фонда не может быть определена простым суммированием стоимости отдельных до­кументов и зависит от полноты собранных материалов. Таким образом, балансовая стоимость документных фондов в настоящее время имеет ограниченное практическое значение.

В учреждениях культуры, архивах, органах научно-техниче­ской информации существует опыт вывода собраний культурных ценностей из состава основных средств. Так, музейные коллек­ции не подлежат бухгалтерскому учету по стоимости в соответ­ствии с нормативно-правовыми документами. В случае необхо­димости оценки конкретных изданий при страховании, при расчете с пользователями, утратившими или нанесшими ущерб сохранности документов, обращаются не к балансовой стоимо­сти, а проводят экспертную оценку.

Однако в условиях укрепления рыночных отношений доку­ментные фонды в целом не могут быть исключены из состава основных средств и сняты с балансового учета, поскольку это значительно ослабит контроль за сохранностью фондов, услож­нит порядок их учета в местах нахождения, списания и подот­четности. «Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях», принятая в 1999 г., признала приоритетное зна­чение в учете документных фондов всех библиотек и служб ин­формации «Инструкции об учете библиотечного фонда», утвер­жденной Министерством культуры Российской Федерации, что придало ей статус межведомственного документа. В этой связи полноту и достоверность учетных данных о фонде обеспечивают, прежде всего, суммарный и индивидуальный учет, в ходе которых документально оформляется в том числе и стоимость отдельных документов и партий документов. В бухгалтерском учете для документных фондов ведется специальная инвентарная карточ­ка аналитического учета основных средств, в которой балансовая стоимость фонда указывается в показателях движения фонда и общей суммой.

Рыночные колебания реальных цен документов в связи с ин­фляционными процессами потребовали регулярного проведения переоценки балансовой стоимости документного фонда. Переоцен­ка документов осуществляется в целях экономического обоснования планирования финансовых ресурсов на обновление доку­ментных фондов.

Переоценка является функцией бухгалтерского учета и осу­ществляется бухгалтерами. Работники библиотек и информаци­онных служб подают им сведения о номинальной стоимости приобретенных документов.

В условиях формирования рыночных отношений в России первая переоценка основных фондов предприятий и организаций была осуществлена в 1992 г. В период с 1992 по 1996 г. переоцен­ка осуществлялась регулярно, что было вызвано высокими тем­пами инфляции. Последняя переоценка документных фондов, как и других основных средств, производилась в первом полуго­дии 2003 г. Документные фонды переоцениваются по восстано­вительной стоимости, которая определяется умножением балан­совой стоимости на соответствующий коэффициент переоценки (см. табл. 2). Так, стоимость изданий, полученных в 1991 г., в 1992 г. индексировалась в 15 раз, а стоимость издания, приоб­ретенного до 1990 г., в 1992 г. увеличивалась в 36 раз, а в 1993 г. - еще в 29 раз. В последующем вместо единых коэффициентов индексирования были введены интервалы значений переоце­ночных коэффициентов (например, 1,7-3,2), в границах которых возможен их выбор. Результаты переоценки документного фон­да отражаются в бухгалтерских документах (на карточках анали­тического учета общей суммой) и вносятся в книгу суммарного учета.

В настоящее время проблема переоценки актуальна только при оформлении исключения документов из фондов, а также при замене утраченного документа пользователем или при оценке документа, поступившего в дар. Оценку стоимости документов, поступающих и выбывающих из фондов библиотеки, производят, используя рыночные цены, переоценочные коэффициенты, ус­тановленные Правительством Российской Федерации, а также рекомендации оценочных организаций, закупочных комиссий, каталоги - прейскуранты на закупку и продажу букинистических и антикварных книг. При оформлении списков документов, вы­бывающих из фонда, их группируют по годам приобретения, указывая номинальную цену документа, зафиксированную в учет­ных документах, - для последующей переоценки с использова­нием соответствующих коэффициентов в бухгалтерии.

Итак, учет документного фонда включает три взаимодопол­няющих вида учета, призванных собирать и накапливать коли­чественную, качественную и стоимостную информацию о фонде. В настоящее время наиболее технологически и организационно проработаны суммарный и индивидуальный виды учета фонда, которые формируют наиболее точные и взаимопроверяемые дан­ные о документном фонде. В меньшей степени технологически обосновано ведение бухгалтерского учета фонда, в связи с чем ограничиваются возможности использования в управлении по­лучаемых стоимостных данных о фонде. В значительной мере современные проблемы в сфере учета документных фондов вы­званы переходным состоянием систем учета как в связи с внедре­нием новых информационных технологий, так и с нестабильно­стью в развитии экономических процессов в стране. Следствием этого становится широкая вариативность учетных форм и орга­низационно-технологических решений в различных информа­ционных организациях.

Проверка документного фонда

Кроме первичного учета поступающих и выбывающих из фон­да документов, в любом документном фонде проводится их пе­реучет, или проверка фонда.

Проверка (переучет) документного фонда - это периодическая сверка данных индивидуального учета с наличными документа­ми с целью контроля сохранности фонда. В ходе проверки фон­да устанавливается наличие всех документов, состоящих на уче­те, а также своевременно выявляются утраченные документы. Кроме того, во время проверки анализируется правильность ве­дения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между проверками, а также проводится изучение доку­ментного фонда и вторичный отбор, устраняются застановки документов и задолженность пользователей.

Плановые проверки фонда проводятся в среднем один раз в пять лет. Исключение составляют документы, находящиеся на сейфовом хранении, переучет которых осуществляется ежегодно.

Если документный фонд достаточно велик для того, чтобы провести его проверку в течение одного года (более 50 тыс. экз.), она осуществляется поэтапно в соответствии с разработанным планом в течение ряда лет (от 7 до 25 лет в зависимости от объе­ма фонда).

В соответствии с Федеральным законом Российской Феде­рации «О бухгалтерском учете» (1996 г.) обязательно организу­ются внеплановые проверки документного фонда в следующих случаях:

При смене материально ответственного лица;

При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычай­ных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

При реорганизации или ликвидации организации, владею­щей фондом;

В других случаях, предусмотренных действующим законо­дательством.

Основанием для проведения проверки фонда является приказ, в котором назначается проверочная комиссия, ответственная за ход, организацию и итоги проверки. Это позволяет придать ре­зультатам проверки силу юридического доказательства. В состав комиссии обязательно включаются должностное лицо, матери­ально ответственное за сохранность данного фонда/подфонда, а также представитель бухгалтерии. В период подготовки к про­верке фонда выявляются и исправляются все ошибки в ведении учетной документации, поскольку в противном случае данные проверки могут оказаться недействительными.

Существует несколько способов проверки документного фонда:

Непосредственная сверка фонда с учетным документом (ин­вентарной книгой, актовым листом учета или др.) - это наиболее точная проверка, поскольку не использует по­среднические формы описания каждого экземпляра доку­ментов, но и наиболее трудозатратная, в особенности при больших объемах фонда. Для этого требуется приблизить к стеллажам с документами все инвентарные формы учета, что не всегда возможно осуществить практически. Выяв­ление недостающих документов потребует после оконча­ния сверки с фондом просмотра всего инвентарного ряда в учетных формах;

Сверка фонда с топографическим каталогом - это наиболее оперативный способ проверки, так как расстановка кар­точек в каталоге совпадает с расстановкой документов на стеллажах. В этой связи легко вести проверку по разделам фонда/подфонда. Карточки на документы, не обнаружен­ные при сверке, сразу откладываются отдельно в инвен­тарном порядке для последующего установления местона­хождения документа.

Проверка при помощи контрольных талонов или индикаторов. Это наиболее распространенный способ сверки фонда с учетными данными, поскольку топографические катало­ги имеются не во всех организациях. В этом случае пред­варительно создаются копии учетных записей на докумен­ты того или иного подфонда - в виде карточек, расстав­ленных по инвентарным номерам. При нахождении на полке документа контрольный талон или индикатор на не­го переставляется в отдельный ряд, а на самом документе делается отметка о сверке. Таким образом, на отсутствую­щие в фонде документы автоматически формируется ин­вентарная картотека, с которой удобно работать при поис­ке отсутствующих документов и при составлении актов на списание утерянных документов.

В электронных каталогах, как правило, существует специаль­ный служебный модуль проверки фонда, в котором предусмат­ривается ввод инвентарных номеров или штрих-кодов докумен­тов, имеющихся в наличии в фонде. По окончании ввода система сверяет их с записями, имеющимися в базе данных, и выдает список отсутствующих документов, закрепленных за данным фондом.

По окончании сверки фонда с учетными записями устанав­ливается месячный срок для принятия мер по разысканию от­сутствующих документов и устранения возникших недоразуме­ний. После того, как все возможности разыскания недостающих документов исчерпаны, составляется список документов, про­павших по неустановленным причинам. Должностное лицо, материально ответственное за сохранность данного фонда/под­фонда, составляет объяснительную записку, а комиссия доку­ментирует свои выводы, заключение и предложения в акте и протоколе, которые утверждаются первым руководителем ор­ганизации. В последующем отсутствующие издания списывают­ся с баланса библиотеки/информационной службы, а стоимость недостачи взимается с материально ответственного лица.

Итак, учет - это важный и ответственный этап формирования документного фонда, необходимый для контроля за его состоя­нием и развитием и обеспечивающий сохранность и надежность функционирования фонда. Он предъявляет строгие требования к деловым качествам сотрудников - к их дисциплинированности, аккуратности, тщательности, педантичности в выполнении учет­ных операций. Рутинный характер учетной деятельности позво­ляет передавать операции по учету компьютерным системам.

Литература:

1. Морева О.Н. Документные фонды библиотек и информационных служб. СПб. : Профессия, 2010. С. 182-203.

В статье рассмотрим понятие библиотечный фонд , особенности учета библиотечного фонда, порядок проведения инвентаризации, особенности амортизации и списания информационной продукции, а также комплектование, передача и переоценка фонда библиотеки

Современная библиотека представляет собой учреждение, предоставляющее посетителям культурные, образовательные и информационные услуги, а также имеющее организованный фонд документов, которые могут выдаваться на временное пользование как физическим, так и юридическим лицам.

Главное в статье:

Основной целью формирования библиотечного фонда является хранение документов и предоставления их посетителям учреждения культуры на определенное время. Осуществление учета фонда библиотеки имеет свои особенности.

Изменения в порядке списания библиотечного фонда -

Учет библиофонда

В Законе №78 «О библиотечном деле» означено, что одной из обязанностей библиотеки является комплектование, учет, хранение и использование библиофонда.

Все данные, которые касаются его величины, а также состава фонда по тематике, видам и иным признакам, ежегодно передаются в Главный информационно-вычислительный центр Министерства культуры РФ в срок до 15 января.

Ответственным за предоставление достоверной информации о библиотечном фонде является руководитель учреждения культуры.

Во избежание каких-либо неурядиц во время подготовки данных для ГИВЦ стоит уделить особое внимание организации правильного учета фонда библиотеки.

Такой учет представляет собой целый перечень правил и процедур, которые необходимы при осуществлении регистрации и обобщения всех сведений, касающихся таких показателей, как:

1. Величина.
2. Состав.
3. Движение.
4. Стоимость.

Учет библиофонда состоит из двух частей - учета документов, поступивших в учреждение, и учета их выбывания.

Разработка Правил

Работа по организации учета, как правило, начинается с разработки Правил, в которых отражается специфика учреждения, например:

• статус библиотеки;
• организация и структура библиофонда;
• используемые для выполнения учета технологии;
• сроки постановки документов на учет;
• порядок выбытия документов из фонда.

Разработанная инструкция об учете библиотечного фонда в обязательном порядке должна быть согласована с учредителем.

Не стоит забывать и о том, что показатели учета в Правилах и показатели в форме библиотечной статистики должны быть одинаковыми. Поэтому руководителю библиотеки нужно проконтролировать, чтобы данное требование было выполнено.

Правила выполнения учета должны включать:

1. Цель и задачи учета.
2. Способ контроля достоверности и полноты данных.
3. Порядок учета фонда именно своей библиотек.
4. Сроки постановки поступлений на учет.
5. Регистры ведения индивидуального и суммированного учета документов библиофонда.
6. Форму ведения учета.
7. Составляющие первичной обработки поступлений.
8. Способы маркировки и режим ее хранения, а также многое другое.

Что не подлежит учету

Библиотека обязана учитывать любое поступление и выбытие. При этом ни вид носителя, ни сроки хранения не имеют никакого значения.

Исключением являются только те материалы, которые никак не связаны с формированием фонда, например:

• секретные документы;
• материалы, созданные учреждением на собственном оборудовании;
• управленческие документы;
• документы личного характера и многие другие.

Если говорить об учете документов, которые оформлены драгоценными камнями и металлами, то он осуществляется в отдельной инвентарной книге.

Занимаясь организацией учета, с самого начала необходимо уделить внимание определению документооборота для учета поступлений в фонд библиотеки. Для этого к Инструкции о библиотечном фонде стоит приложить примеры таких документов, как акт на прием изданий и акт на те издания, которые поступают как пожертвования или не имеют сопроводительных документов.

Кроме этого, нужно назначить сотрудников, в чьи обязанности будет входить подписание актов. Также нужно описать в Правилах и другие моменты:

• экземплярность составленных актов;
• их дальнейшее движение в подразделения библиотеки;
• порядок приема документов, поступающих в библиотечный фонд;
• порядок их деления по срокам хранения;
• процедуру учета документов временного и постоянного хранения и так далее.

Правилами должны быть определены причины выбытия документов из фонда. Чаще всего в качестве таких причин выступает износ изданий, появление различных дефектов, старение содержания, пропажа, непригодность для использования документов на электронных носителях и другие. Все причины должны быть подтверждены актом, разработанным отдельно для каждой из них.

Учреждение самостоятельно определяет количество изданий, которые включаются в акт об исключении. Что касается величины норматива списания документов по их недостаче, то она в обязательном порядке согласовывается с учредителем.

Особое внимание необходимо уделить установлению процедуры решения спорных вопросов, для осуществления которой создается специальная комиссия.

В некоторых случаях (это также стоит указать в Правилах) в состав комиссии могут входить эксперты. Основными причинами споров чаще всего являются ситуации, возникающие во время переоценки библиотечного фонда или при определении стоимости редкостных изданий.

Кем осуществляется учет

Учет библиотечного фонда выполняют работники отдела комплектования фондов. Ответственность за достоверность и полноту информации, как правило, возлагается на руководителя этого же отдела.

В случае, если в библиотеке отсутствует данный отдел, выполнением учета занимаются высококвалифицированные сотрудники учреждения.

Что касается стоимостного и бухгалтерского учета, то он поручается работникам бухгалтерии

Согласно законодательству библиотеки самостоятельно проводят учет, комплектование, хранение и использование документов, которые включены в состав библиотечных фондов. Порядок выполнения данных процедур устанавливается органом исполнительной власти в сфере культуры федерального уровня.

Состав библиофонда библиотеки

Обязательным условием формирования библиотечного фонда является его универсальность. Это вызвано потребностью удовлетворения информационных запросов посетителей библиотек.

Каждое из учреждений культуры должно иметь как можно большее разнообразие изданий, которые относятся к разным сферам знаний. При этом количество художественной литературы должно составлять не меньше 50 процентов.

В состав должны быть включены документы, предоставляющие пользователям различную социально важную информацию, например, правовую, деловую и так далее.

Все документы, состоящие в фонде библиотеки, различают и в зависимости от видового аспекта их комплектования:

• печатные издания;
• электронные издания;
• аудиовизуальные издания.

Основу фонда библиотеки представляют справочники, базовые учебники, относящиеся к разным областям знаний, а также классическая литература.

Списание библиотечного фонда

Согласно Порядку учета библиотечного фонда списание документов может производится по разным причинам, среди которых наиболее распространенными являются:

1. Невостребованность документов пользователями.
2. Несоответствие электронных документов программному или техническому обеспечению учреждения.
3. Наличие различных дефектов.
4. Устарелость содержания изданий и так далее.

Правила списания библиотечного фонда

Приказ Минкультуры России от 02.02.2017 № 115 вносит изменения в Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденный приказом Минкульта России от 8 октября 2012 г. № 1077

Что меняется:

1. Пункт 5.2 изложить в следующей редакции:

"5.2. Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее - Акт о списании) по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. № 52н, с изменениями, внесёнными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 16 ноября 2016 г. № 209н.

2. Подпункты 5.7.1 и 5.7.2 изложить в следующей редакции:

"5.7.1. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам. Невостребованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут направляться в пункты вторичного сырья.

5.7.2. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причине непрофильности, передаются по решению библиотеки в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе некоммерческим, а также государственным коммерческим организациям или для реализации юридическим и физическим лицам. Невостребованные или нереализованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам либо направляться в пункты вторичного сырья.

3. Дополнить пунктом 5.7.3 следующего содержания:

"5.7.3. При отсутствии пунктов вторичного сырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, сотрудники библиотеки уничтожают исключенные из библиотечного фонда документы в специально отведенном для этих целей месте в присутствии уполномоченных учредителем лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.

В Акте о списании отражаются наименование, номер и дата документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче списанных объектов библиотечного фонда в обменный фонд, документа, подтверждающего решение библиотеки о реализации списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче на безвозмездной основе списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов библиотечного фонда в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Вышеуказанные документы прилагаются к Акту о списании со списком объектов, исключенных из библиотечного фонда.

Исключенные из библиотечных фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством Российской Федерации.".

Процедура списания изданий осуществляется в несколько этапов:

Подготовка изданий, которые подлежат исключению

Создание комиссии, осуществляющей списание документов;

Ознакомление членов комиссии с изданиями, предназначенными для исключения

Подготовка списков документов, которые предназначены для списания, и составление Акта о списании;

Подготовка документов, подтверждающих утрату книг и документов, предназначенных для исключения из фонда библиотеки;

Утверждение Акта о списании документов;

Передача первого экземпляра Акта о списании в бухгалтерию;

Регистрация Акта о списании;

Оформление исключаемых изданий

Внесение изменений в соответствующие учетные документы;

Организация мероприятий по перераспределению и реализации списанных объектов;

Доведение информации об изменении состава особо ценного движимого имущества до учредителя.

Прежде чем исключить те или иные издания, необходимо провести длительную работу, касающуюся изучения его состава и использования. Полученные данные могут стать основанием для принятия решения об исключении документа из состава фонда.

Комиссия по списанию включает в себя квалифицированных работников учреждения и руководителей отделов. Роль председателя, как правило, отведена директору данного учреждения культуры.

После того как все члены комиссии будут ознакомлены с документами, подлежащими исключению из фонда библиотеки, они принимают решение либо списать издание, либо оставить его для дальнейшей эксплуатации и хранения.

На этапе подготовки документов особое внимание стоит уделить составлению Акта о списании, включающего данные о стоимости подлежащих исключению документов и причинах списания.

В списке, который прилагается к Акту, указываются такие сведения об объекте, как краткое библиографическое описание, шифр хранения документа, номер его регистрации, зафиксированная в регистре индивидуального учета цена, а также коэффициент переоценки и цена после ее выполнения.

Также в Акту прилагают и другие, не менее важные документы, а именно:

• пояснительную записку;
• протокол или заключение уполномоченных органов (если документ списывается по причине хищения);
• финансовый документ о возмещении ущерба (в случае возмещения нанесенного ущерба).

После оформления Акта о списании его должны подписать председатель и члены комиссии, после чего документ должен быть утвержден директором библиотеки.

Утвержденный Акт передается в отдел бухгалтерии, а его второй экземпляр остается в отделе, который выполняет учет. Не стоит забывать, что Акт о списании в обязательном порядке необходимо зарегистрировать в книге суммарного учета библиотечного фонда.

Получив Акт, отдел бухгалтерии вносит изменения в соответствующие документы. На всех подлежащих списанию изданиях ставится специальный штамп, который должен быть погашенным.

Те документы, причиной списания которых является наличие дефектов, физическое старение или устарелость по содержанию, сдаются на предприятия, занимающиеся переработкой вторсырья.

После выполнения всех необходимых действий, связанных с исключением изданий из библиотечного фонда, данные об их осуществлении должны быть предоставлены учредителю. В соответствии с нормативными документами учреждения предоставляют эти документы ежеквартально.

Сегодня одним из наиболее актуальных вопросов любого учреждения культуры, включая библиотеки, является поиск дополнительных источников финансирования.

Поэтому для формировании привлекаются как традиционные, так и внебюджетные финансовые источники.

Основными задачами политики комплектования являются:

• увеличение количества источников формирования;
• возможности осознанного и самостоятельного выбора этих источников;
• использование других, отличающихся методикой от предыдущих, способов приобретения печатных и иных изданий;
• внесение изменений по отношению к интенсивности потока поступающей продукции, а также дополнительных финансовых источников.

Для выполнения поставленных задач в первую очередь необходимо выполнить анализ эффективности существующей структуры и востребованности предоставляемых услуг. Также немаловажное значение имеет изучение инфраструктуры данной территории и информационных запросов проживающего здесь населения.

Способы пополнения библиотечного фонда делятся на основные и вспомогательные. К основным относятся покупка и подписка, а в качестве вспомогательных выступают дар и документообмен.

Инновационные функции, которые выполняют современные библиотеки, выдвигают новые требования к комплектованию фонда библиотеки, в основе которых лежат следующие принципы:

• учет запросов населения, а также приоритетных направлений социокультурной политики федерального и регионального уровней для обеспечения полноты библиотечного фонда и выборочности его формирования;
• деятельность различных библиотек на основе кооперации.

Формы спонсорской поддержки

На сегодняшний день чаще всего в качестве форм спонсорской поддержки выступают:

1. Целевые субсидии.
2. Возвратные платежи.
3. Гонорары.
4. Целевые закупки и прочее.

Чтобы начать сотрудничество со спонсорами, необходимо быть полностью уверенным, что обе стороны проявляют взаимную глубокую заинтересованность в реализации совместных проектов.

Сегодня муниципальные библиотеки имеют возможность участвовать в проектах, предлагаемых различными фондами на конкурсной основе.

Благодаря чему, можно получить дополнительную финансовую поддержку в виде гранта. Участие в таких проектах позволяет учреждениям культуры самостоятельно распоряжаться финансовыми средствами, полученными из дополнительных источников.

Довольно распространенным способом комплектования фонда библиотеки является получение пожертвований от учреждений и частных лиц, выступающих в роли дарителей. Не менее популярны и благотворительные акции, которые проводятся в поддержку данных учреждений.

Достаточно часто спонсорами и дарителями являются организации и предприятия, действующие на территории поселения, где расположена библиотека.

В этом случае учреждения культуры чаще всего обращаются за помощью, необходимо для укрепления своей материально-технической базы. Однако в практике муниципальных библиотек отмечены случаи, когда бизнесмены оказывали поддержку в приобретении новых объектов библиотечного фонда.

Проверка библиотечного фонда

Обязательной процедурой, которая периодически должна выполняться в библиотеках, является проверка библиотечного фонда. Ее основное предназначение заключается в обеспечении сохранности документов и изданий фонда библиотеки.

Любая проверка, будь то текущая, плановая или внеочередная, осуществляется поэтапно. Если говорить о плановой проверке, то стоит заметить, что основными показателями, от которых она зависит, являются величина и ценность библиотечного фонда, например:

Ежегодно	Один раз в пять лет	Один раз в семь лет	Один раз в десять лет	Один раз в 15 лет	Один раз в 20 лет
Документы, содержащие в своем оформлении драгоценные металлы и камни	Фонды редких и ценных книг	Фонд от 50 до 200 тысяч учетных единиц	Фонд от 200 тысяч до одного миллиона учетных единиц	Фонд от одного до 10 миллионов учетных единиц	Фонд от 10 до 20 миллионов учетных единиц
Фонды свыше 20 миллионов учетных единиц - по одному миллиону экземпляров	Фонды до 50 тысяч учетных единиц

Основаниями для осуществления внеплановой проверки выступают случаи злоупотребления или хищения, порча документов, чрезвычайная ситуация, а также реорганизация или ликвидация учреждения.

При организации этих двух видов проверки издается локальный акт, которым утверждается состав комиссии. Как правило, ее членами становятся штатные сотрудники, в том числе представитель бухгалтерии. Иногда в состав комиссии могут быть включены временные работники.

Проведение проверки осуществляется в пошаговом порядке. С самого начала членами комиссии проводится проверка таких учетных документов, как книги суммарного учета, инвентарные книги, акты списания документов в период между проверками, акты предыдущих проверок и другие.

Что касается актов списания изданий, то они проверяется только выборочно. В ходе проверки учетных документов сверяется соответствие данных об объектах библиотечного фонда в документах и инвентарных книгах. При выявлении ошибок в обязательном порядке вносятся их исправления.

Следующим шагом является выбор наиболее подходящего способа проверки, который зависит от таких показателей, как:

1. Объем библиотечного фонда.
2. Особенности его размещения в помещении учреждения культуры.
3. Опыта сотрудников библиотеки.

Проверка библиотечного фонда может проводиться по контрольным талонам, по инвентарным книгам, а также комбинированным и автоматизированным способом. Чаще всего проверку осуществляют по контрольным талонам и инвентарным книгам.

Случается, что в ходе проверки не обнаруживаются некоторые издания. Во избежание ошибки проверки необходимо направить все усилия на розыск данных документов.

Как правило, это осуществляется на протяжении одного месяца. Если же издания так и не будут найдены, комиссией составляется список документов, необнаруженных по неустановленным причинам. При этом недостача и убытки списываются.

На основе полученных результатов комиссия составляет акт проверки, к которому прикрепляется объяснительная записка и список недостающих экземпляров. Также оформляется протокол. В нем необходимо излагаются предложения, касающиеся возмещения убытков, и даются определенные рекомендации.

Все документы должны быть подписаны председателем комиссии и ее членами, а также утверждены руководителем библиотеки. Для сохранности документов о проверке фонда определяются специальные сроки:

• для Актов о списании - 10 лет;
• для Актов о результатах проверки - до следующей проверки.

Списание изданий, входящих в состав библиофонда бюджетного учреждения, осуществляется в соответствии с нормативно-правовыми документами, среди которых стоит выделить:

• утвержденную приказом Минфин РФ Инструкции №174;
• Порядок учета документов, которые входят в состав библиотечного фонда;
• Инструкцию №157.

Причины, по которым документы подлежат списанию из библиофонда бюджетного учреждения, практически те же, что и для других учреждений, то есть ветхость, наличие дефектов, старение содержания, утрата и другие.

Руководитель бюджетного учреждения культуры утверждает Акт о списании определенных изданий, который составляется специально созданной комиссией. На основе данного документа бухгалтерия производит учет выбытия объектов библиофонда.

В некоторых случаях решение об исключении документов из библиотечного фонда в бюджетном учреждении может быть принято только при согласовании с собственником имущества. Бухгалтерский отдел может принять Акт к учету только при наличии данного документа.

Чаще всего решение о списании принимается по результатам инвентаризации библиофонда, сроки которой для государственных и муниципальных учреждений обязательно должны согласовываться с учредителем и предусматриваться учетной политикой.

Руководитель учреждения издает локальный акт о создании специальной комиссии, которая будет осуществлять контроль изданиями, пришедшими в негодность по разным причинам.

Если говорить о школьных библиотеках, то их планы работы могут включать периоды, которые отведены для выполнения работы по исключению объектов учебного фонда. Главными причинами в данном случае являются ветхость или смена учебных программ.

Самым сложным и трудоемким процессом в работе библиотеки является комплектование библиотечного фонда.

К основным задачам комплектатора относятся:

1. Отбор необходимых для фонда изданий.
2. Нахождение рациональных и наиболее выгодных с экономической точки зрения путей приобретения документов.

Как правило, издания в библиотеки поступают из двух основных источников - книготорговых организаций и издательств.

Однако в некоторых случаях в качестве таких источников могут выступать организации и физические лица, которые передают литературу на основании договора безвозмездной передачи.

Работа по комплектованию библиотечного фонда имеет различные направления. Так, например, в первую очередь необходимо проанализировать запросы пользователей и оценить состояние и объем имеющегося фонда.

Также нужно выполнить анализ внешнего документного потока и оценить объем финансирования на текущий период. Комплексный анализ всех факторов станет основанием для осуществления отбора изданий.

После отбора необходимо провести процедуру приобретения и включить приобретенные издания в библиотечный фонд.

Не стоит забывать о таком важном моменте, как составление тематико-типологического плана комплектования фонда, который должен соответствовать профилю комплектования и обуславливаться структурой фонда каждой конкретной библиотеки.

Корректировка такого плана зависит от поступающих пользовательских запросов и происходит не реже одного раза в год. Составление тематико-типологического плана входит в компетенцию отдела комплектования.

В некоторых случаях могут наблюдаться небольшие отклонения от данного плана. Это может быть вызвано различными причинами, например:

• в случае ограниченного тиража заказываемого издания;
• при недостаточном объеме финансирования;
• если литература заказана у издательства, которое по определенным причинам не может выступать в качестве поставщика.

На сегодняшний день, кроме книготоргующих организаций, издательств и типографий, в качестве каналов комплектования библиотечных фондов выступают интернет, система «Книга - почтой», редакции газет и журналов, книгообмен.

Все из означенных каналов являются вполне приемлемыми для современных муниципальных библиотек, поэтому должны быть использованы в комплексе. Ведь каждый из каналов имеет свои особенности.

Одни из них, к примеру, являются более экономичными, другие являются надежными поставщиками изданий, третьи предоставляют возможность ведения целенаправленного отбора документов по теме, профилю и так далее.

Разумное сочетание всех способов комплектования позволяют обеспечить высокое качество документального фонда библиотеки, в основе которого лежит рациональное использование финансовых ресурсов.

Передача библиотечных фондов

В соответствии с гражданским законодательством имущество библиотеки вправе осуществлять оперативное управление имеющимся в учреждении имуществом. Если за учреждением закреплено право оперативного управления, то оно может владеть и использовать данное имущество в рамках, установленных законодательством.

При этом использование имущества должно соответствовать своему назначению, а также целям деятельности учреждения. Распоряжаться же им можно только с согласия собственника, если нормативными документами не устанавливается иное.

Если говорить о казенных учреждениях, то они могут распоряжаться имуществом только в том случае, если собственник предоставит свое согласие.

Согласно законодательству бюджетные и автономные библиотеки вправе по своему усмотрению распоряжаться (в том числе выполнять списание) изданиями, которые включены в состав библиотечного фонда,. При этом данные документы не должны относится к особо ценному движимому имуществу.

При оформлении списания изданий, а также при передаче библиотечного фонда другим учреждениям культуры, существуют определенные ограничения. Несмотря на то что государственные и муниципальные библиотеки вправе самостоятельно распоряжаться своим имуществом, проведение крупной сделки они должны согласовать с собственником или учредителем и получить от него одобрение.

Порядок согласования определяется органами, которые занимаются управлением имуществом, а также другими органами публично-правовых образований. К примеру, в обязанности учредителя может входить издание распоряжения, касающегося утверждения актов списания библиотечных фондов.

Стоит обратить внимание и на такой момент. В Порядке учета документов, который утвержден Министерством культуры России, главными причинами списания изданий выступают их физическая утрата, а также ветхость, наличие дефектов, устарелость содержания и непрофильность.

Вместе с тем, Методические указания, утвержденные Министерством финансов РФ, в качестве оснований для списания имущества выдвигают его неиспользование в основной деятельности учреждения культуры.

После списания изданий библиотечного фонда бюджетного учреждения необходимо сообщить об этом органу, который утверждает перечень особо ценного движимого имущества библиотеки. После этого документы будут исключены этим органом из перечня.

Амортизация библиотечного фонда: переоценка

Библиотечный фонд является одним из основных средств учреждения культуры. Как и другие средства, он имеет определенную балансовую стоимость, на основе которой производится расчет размера налога на имущество учреждения и отчислений на амортизацию.

В связи с эти все сведения, которые касаются балансовой стоимости, должны отвечать определенным требованиям, среди которых особое место занимает их достоверность и соответствие современным условиям ценообразования.

Обеспечить это можно только в результате проведения периодической переоценки стоимости основных средств, включая библиотечные фонды. При этом в обязательном порядке производится учет инфляционных процессов, а также денежных реформ и иных изменений, которые касаются ценовой политики государства.

Амортизация библиотечного фонда в бюджетных учреждениях - процесс довольно непростой. Его основная сложность заключается в комплексном характере, выступающим в качестве его главного отличия от других объектов бухучета. Например, каждое из изданий, которые входят в состав библиотечного фонда, имеет самостоятельное значение.

У каждого из них свой срок хранения и эксплуатации, свои особенности в оценке культурной и исторической ценности и так далее. Однако при этом совокупность составляющих библиотечного фонда имеет общею балансовую стоимость.

Стоит отметить и тот факт, что стоимость библиотечного фонда является непостоянной. Ее изменение происходит практически каждый день, поскольку фонд пополняется новыми изданиями, из него исключаются устаревшие, ветхие и другие документы.

Все это делает переоценку довольно сложным процессом.

Поэтому ее проведение осуществляется на двух уровнях:

1. Первый уровень - переоценка отдельного издания.
2. Второй уровень - переоценка всего фонда библиотеки как единого объекта, осуществляющаяся с учетом переоценки списанных документов.

Переоценка первого уровня выполняется в том случае, если издание списывается из библиотечного фонда. При этом обязательно учитывается факт прохождения фондом переоценки. При проведении такой переоценки первоначальная цена конкретного издания умножается на коэффициент, который утвержден Росстатом.

На втором уровне переоценка библиотечного фонда проводится при утверждении Росстатом новых коэффициентов. С этой целью выполняется индексация балансовой стоимости фонда библиотеки на ту дату, когда была выполнена последняя переоценка.

Также индексируется и стоимость литературы, которая была приобретена. При этом учитывается дата ее приобретения. Стоимость исключенных из библиотечного фонда изданий, прошедших переоценку, вычитают из полученной суммы.

Проведение и того, и другого вида переоценки выполняется по единой методике. Что касается коэффициентов, то они одинаковы как при переоценке одного издания, так и при переоценке целой группы.

Кроме того, они соответствуют тем коэффициентам, которые используются при изменении балансовой стоимости соответствующих частей библиотечного фонда.

Как правило, переоценка изданий фонда библиотеки проводится на начало текущего года и соответствует общим правилам переоценки основных средств учреждения. В процессе ее осуществления производят перерасчет балансовой стоимости изданий и начисленной суммы амортизации. Сроки проведения переоценки, а также ее порядок устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Однако бытуют различные мнения по поводу выполнения данной нормы. Некоторые руководители библиотек считают, что такая процедура должна проводиться только на основании Постановления правительства и в соответствии с установленными сроками. По мнению других ее необходимо проводить ежегодно по собственной инициативе. А по предположению третьих - это вообще дело добровольное.

Причина такого разночтения заключается в недопонимании порядка переоценки, в котором означено, что переоценка выполняется тогда, когда уровень роста цен производителей в строительстве достигнет так называемого «порога».

В качестве «порогового» значения считается 35-процентный рост цент производителей в сфере строительства с момента предшествующей переоценки основных средств бюджетных учреждений.

Как правило, переоценка нематериальных активов и основных средств осуществляется на первое января того года, который следует за годом в котором рост цен в строительстве достиг «порога».

Порядок и сроки проведения очередной переоценки принимается такими структурами, как Министерство экономики и развития РФ, Министерство финансов и Росстат.

Выполнение переоценки изданий библиотечного фонда является компетенцией библиотекаря и бухгалтера. При списании документов сотрудник библиотеки составляет акт о списании, к которому прикрепляет список изданий с указанием даты поступления каждого из них и первоначальной стоимости. Цена уточняется по данным, имеющимся в инвентарной книге или другом реестре учета документов.

С самого начала переоценки проводят сверку сведений и упорядочивание Книги суммарного учета, ведением которого занимается библиотекарь, с данными бухучета.

Закупки книг библиотеками

С целью пополнения библиотечного фонда производится закупка книг библиотеками, при осуществлении которой используется Классификация товаров, работ и услуг. Оптимальным вариантом закупки книг и подписки на периодические издания является закупка у единственного поставщика.

Такой способ закупки подразумевает заключение контракта между заказчиком и конкретным физическим или юридическим лицом. При этом заказчиком не проводится формальная процедура выбора поставщика, то есть аукционы, конкурсы и так далее.

Согласно законодательству такой вид закупки может осуществляться учреждением, выступающим в роли заказчика, при выполнении закупки печатных или электронных изданий того или иного автора у издателей этих изданий. При этом указанные издатели должны обладать исключительным правом на использование таких изданий.

Закупка у единого поставщика имеет свои особенности, которые в обязательном порядке нужно учитывать заказчику, например:

• при осуществлении данного вида закупки книг и периодических изданий библиотеками заказчик обязан разместить ЕИС извещение о выполнении закупки в пятидневный срок до даты заключения контракта с поставщиком;
• в контракт, заключаемый между заказчиком и поставщиком, необходимо включить расчет цены контракта и обоснования для ее определения.

Помимо этого, заказчик должен предоставить документально оформленный отчет о невозможности или нецелесообразности применения других способов определения поставщика.

Маркировка в библиотеках

В Федеральном законе №436-ФЗ изложены требования к выполнению маркировки в библиотеках информационной продукции, к которой относятся:

1. Печатная продукция.
2. Аудиовизуальная продукция, размещенная на любых носителях.
3. Базы данных.
4. Продукция средств массовой информации.

В соответствие с данным нормативным документом для всех изданий библиотечного фонда, независимо от даты их включения в состав фонда, должна быть произведена возрастная маркировка. Исключением является только та печатная продукция, которая была выпущена в оборот до того как данный Закон вступил в действие.

Стоит заметить, что согласно этому Закону разрешается не размещать маркировочную метку на подобной продукции. Однако, не смотря на представленное разрешение, документы должны выдаваться из фонда учреждения только в соответствии с их возрастом.

Поэтому оптимальным вариантом для библиотекарей все же остается именно маркировка. В ином случае им придется искать новые способы преодоления правовых барьеров.

Как правило, сотрудники библиотеки выполняют маркировку изданий библиотечного фонда по возрастным категориям, например:

• на изданиях для детей дошкольного возраста ставится маркировочная метка 0+;
• на тех изданиях, которые предназначены для детей младшего школьного возраста ставят метку 6+;
• издания для школьников от 12 до 15 лет обозначаются меткой 12+;
• на изданиях, предназначенных для старшего школьного возраста, ставят маркировочную метку 16+.

После проведения маркировки документов, входящих в состав библиотечного фонда, сотрудникам библиотеки стоит разместить на кафедрах выдачи литературы в читальном зале и абонементе информацию о введении возрастной классификации изданий.

Библиотечные фонды есть во многих государственных и муниципальных образовательных учреждениях. Бухгалтерский учет таких фондов относительно прост. Однако и при отражении операций с данным объектом учета следует быть внимательным.

Нормативно-правовая основа

Учет библиотечных фондов осуществляется не только по правилам бухгалтерского учета: операции с книгами - это целая наука!

Нормативно-правовая основа учета библиотечных фондов осуществляется на основе следующих документов:

Инструкции об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 (далее - Инструкция N 590);

Методических рекомендаций по применению Инструкции об учете библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений (утв. Приказом Минобразования России от 24.08.2000 N 2488; далее - Методические рекомендации, Инструкция N 2488);

Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению (утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н; далее - Инструкция N 157н).

Кроме того, государственным (муниципальным) учреждениям разных типов следует учитывать особенности бухгалтерского учета, установленные:

Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению";

Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 174н);

Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 183н).

Организация библиотечного учета

Согласно п. 1.3 Инструкции N 590 библиотечный фонд - это упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам.

Учет библиотечного фонда - это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по правилам, установленным законодательством. На его основе формируется отчетность библиотеки, в том числе для государственного статистического учета, планирование деятельности, обеспечение сохранности фонда, контроль за наличием и движением документов.

Основной особенностью организации библиотечной работы в образовательных учреждениях является то, что для обеспечения учебного процесса ими приобретаются учебные издания одного вида (названия) в больших количествах экземпляров.

Согласно положениям п. 8 Инструкции N 2488 учет многоэкземплярных документов (учебников, учебных пособий, справочников, словарей и других изданий), предназначенных для использования обучающимися в учебном процессе, осуществляется безынвентарным способом. При таком методе учета предусматривается суммарная запись документов по названиям, стоимость их относится на баланс библиотеки.

Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше десяти единиц. Если количество поступивших экземпляров менее десяти, то они записываются в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записям в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяется библиотекой.

При безынвентарном методе учета оформляются учетная карточка документа (издания) и регистрационная книга учетных карточек (Приложения N N 4, 5 к Инструкции N 2488).

Учетная карточка составляется на каждое впервые поступившее в библиотеку название в количестве свыше десяти экземпляров. Она содержит следующие сведения: автор, заглавие, выходные данные, цена, дата записи, номер записи в книге суммарного учета, количество экземпляров - поступивших, выбывших, состоящих на учете, - и отражает движение каждого отдельного названия документа (издания), прошедшего безынвентарный учет. В карточке отражаются все последующие поступления данного названия независимо от цены. Учетные карточки записываются в регистрационной книге, для которой может быть использована инвентарная книга.

В регистрационной книге заполняются все графы, как при индивидуальном учете, каждое название записывается на отдельной строке. Регистрационный номер переносится на учетную карточку. На документе (издании), учтенном безынвентарным методом, номер регистрационной карточки не проставляется.

Порядок учета поступлений документов в библиотечный фонд определен положениями разд. 6 Инструкции N 590.

Прежде всего, при поступлении документов в библиотечный фонд осуществляется их разделение на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

Документам для постоянного и длительного хранения присваиваются инвентарные номера и осуществляется их маркирование. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, долговечность маркировочного знака, эстетика, сохранность текста или другой знаковой информации. Документы, являющиеся приложением к основному носителю, также маркируются с указанием тех же реквизитов, что и на основном документе.

Документы для временного хранения (содержащие информацию краткосрочного значения) исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени. Их учет в библиотеке осуществляется без присвоения инвентарных номеров.

Обратите внимание! Не подлежат учету и не включаются в фонд материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).

Индивидуальный учет

Согласно указаниям п. 8.1 Инструкции N 590 индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации без присвоения инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточки на определенный вид издания (в том числе электронного). Они должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в Книге суммарного учета библиотечного фонда, инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цену, отметку о проверке, номер акта выбытия. Если у документа имеются приложения, то это указывается в примечании.

Там же указываются отличительные черты особо ценных и редких изданий, определяющие их ценность (наличие уникального переплета, автографа, раскрашенных от руки иллюстраций и т.п.).

Суммарный учет

Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, накладная, реестр, счет-фактура, акт). Если такой документ отсутствует, то составляется акт приема.

Формой суммарного учета является книга, в трех частях которой (поступление, выбытие, итоги) фиксируется движение фонда.

Сведения о документах отражаются в следующих показателях: дата и номер записи, источник поступления, реквизиты сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языку коренной национальности), стоимость приобретенных документов.

Бухгалтерский учет

В настоящее время бухгалтерский учет библиотечного фонда государственного (муниципального) учреждения осуществляется согласно Инструкции N 157н и положениям соответствующей инструкции для каждого типа учреждения (казенных - Инструкции N 162н, бюджетных - Инструкции N 174н, автономных - Инструкции N 183н).

Объектом библиотечного фонда, подлежащего бухгалтерскому учету, может являться как отдельная книга, так и издания, состоящие из нескольких томов, являющихся логическим продолжением друг друга.

Положениями Общероссийского классификатора основных фондов ОК 013-94 (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 359) определено, что фонды библиотек соответствуют коду ОКОФ 19 0001000 и входят в седьмую группу - имущество со сроком полезного использования свыше 15 лет до 20 лет включительно. К данной группе относятся книги и брошюры, издания периодические, издания продолжающиеся, издания нотные, издания картографические, издания листовые текстовые, виды специальной научно-технической литературы и документации, материалы неопубликованные, рукописи, рукописи и издания редкие и уникальные, киноматериалы и документы в форме видеозаписи, фотодокументы, фонодокументы (звукозаписи), кинофотофонодокументы редкие и уникальные.

Примечание. Учреждение вправе самостоятельно установить срок полезного использования библиотечного фонда, например 15 лет. Именно исходя из этого срока рекомендуется начислять амортизацию на объекты библиотечного фонда с 2009 г. в соответствии с п. 2.4 Методических указаний, приведенных в Письме Минфина России от 10.04.2009 N 02-06-07/1505.

В соответствии с положениями п. 38 Инструкции N 157н материальные объекты имущества, составляющие библиотечный фонд учреждения, за исключением периодических изданий, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования и учитываются на счете 0 10107 000 "Библиотечный фонд". При этом в рабочем плане счетов учреждения, являющемся составной частью его учетной политики, могут содержаться следующие счета аналитического учета :

Номер счета	Название счета
	Библиотечный фонд - особо ценное движимое имущество учреждения
	Увеличение стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества
	Уменьшение стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества
	Библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения
	Увеличение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества
	Уменьшение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества
	Библиотечный фонд - предметы лизинга
	Увеличение стоимости библиотечного фонда - предметов лизинга
	Уменьшение стоимости библиотечного фонда - предметов лизинга

В то же время объектам библиотечного фонда независимо от их стоимости уникальный инвентарный порядковый номер не присваивается (п. 46 Инструкции N 157н).

Для их учета открывается Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032), которая регистрируется в Описи инвентарных карточек по учету основных средств (п. 54 Инструкции N 157н).

Обратите внимание! Книжная (иная печатная) продукция, не предназначенная для библиотечного фонда, учитывается в составе прочих материальных запасов (п. 99 Инструкции N 157н).

Периодические издания, приобретаемые учреждением для комплектации библиотечного фонда, подлежат учету на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования" в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - один рубль. Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. п. 377, 378 Инструкции N 157н).

Согласно п. 92 Инструкции N 157н на объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию. На объекты библиотечного фонда стоимостью свыше 40 000 руб. амортизация начисляется линейным способом из расчета 1/12 годовой суммы амортизации с учетом срока полезного использования объектов библиотечного фонда.

Принятие к учету

Расходы на приобретение объектов библиотечного фонда относятся на статью 310 "Увеличение стоимости основных средств", а расходы по подписке на периодические издания - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Объекты библиотечного фонда принимаются к учету по их первоначальной стоимости, то есть в сумме фактических вложений в их приобретение с учетом сумм НДС, предъявленных поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС) (п. 47 Инструкции N 157н).

Первоначальной стоимостью библиотечных фондов, полученных по договору дарения, признаются их рыночная стоимость на дату принятия к бюджетному учету, а также стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением в состояние, пригодное для использования (п. 25 Инструкции N 157н).

В целях принятия к бухгалтерскому учету объекта библиотечного фонда его текущая рыночная стоимость определяется на основе цены, действующей на дату принятия к учету имущества, полученного безвозмездно, на этот или аналогичный вид имущества, а также может определяться комиссией по поступлению и выбытию объектов, созданной в учреждении на постоянной основе.

При определении текущей рыночной стоимости объекта библиотечного фонда могут быть использованы:

Данные о ценах на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей;

Сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в средствах массовой информации и специальной литературе;

Экспертные заключения (в том числе экспертов, привлеченных на добровольных началах к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов) о стоимости отдельных (аналогичных) объектов библиотечных фондов.

Поступление и внутреннее перемещение библиотечного фонда оформляются следующими первичными документами:

Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (ф. 0306031);

Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032);

Требованием-накладной (ф. 0315006).

Бухгалтерские записи операций по поступлению (принятию) библиотечного фонда:

Формирование первоначальной стоимости объектов библиотечного фонда на основании Актов выполненных работ (при приобретении и последующем учете в составе ОС):

Дебет 0 106XX 310 "Увеличение вложений в нефинансовые активы"

Кредит 0 30231 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств";

Принятие к бухгалтерскому учету объектов библиотечного фонда по первоначальной стоимости, сформированной при их приобретении, отражается на основании первичных учетных документов - Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031):

Кредит 0 106XX 410 "Уменьшение вложений в нефинансовые активы";

Принятие к бухгалтерскому учету объектов основных средств в результате перевода готовой продукции в целях ее использования для нужд учреждения отражается по фактической себестоимости готовой продукции на основании первичного учетного документа - Требования-накладной (ф. 0315006):

Дебет 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 105XX 440 "Уменьшение вложений в материальные запасы";

Принятие к учету неучтенных объектов библиотечного фонда, выявленных в результате инвентаризации, отражается по рыночной стоимости на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного Актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).

Принятие к учету изданий, полученных учреждением в виде пожертвования, отражается на основании документов, подтверждающих безвозмездность передачи благотворителем имущества и факт получения объектов библиотечного фонда бюджетным учреждением.

Издания, поступающие от неизвестного лица или без сопроводительных документов, рассматриваются как пожертвования, при этом Акт подписывается в одностороннем порядке:

Дебет 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 40110 180 "Прочие доходы";

Принятие к бухгалтерскому учету объектов библиотечного фонда в составе основных средств, поступивших в порядке возмещения в натуральной форме ущерба, причиненного виновным лицом, отражается на основании подписанного бюджетным учреждением и виновным лицом Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031):

Дебет 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 40110 172 "Доходы от операций с активами".

Операции при внутриведомственных расчетах по передаче объекта библиотечного фонда:

Принятие к учету объекта библиотечного фонда на основании поступившего извещения (ф. 0504805):

Дебет 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 30404 310 "Внутриведомственные расчеты по приобретению нефинансовых активов";

Принятие к учету амортизации объекта библиотечного фонда:

Дебет 0 30404 310 "Внутриведомственные расчеты по приобретению нефинансовых активов"

Если материальные ценности (например, учебники) поступили в рамках централизованного снабжения без Извещения (ф. 0504805) и копий документов поставщика, то они учитываются на забалансовом счете 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению" (п. 375 Инструкции N 157н);

Внутреннее перемещение объекта основных средств между материально ответственными лицами учреждения отражается на основании первичного учетного документа - Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032):

Дебет 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда";

Начисление амортизации на объекты библиотечного фонда:

Дебет 0 40120 271 "Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов",

Дебет 0 10960 271 "Амортизация основных средств и нематериальных активов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг"

Кредит 0 104X7 410 "Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда".

В ряде случаев пополнение библиотечного фонда может происходить за счет пожертвований. Основанием для отражения таких операций в бухгалтерском учете может служить Акт о пожертвовании, который составляется в произвольной форме.

Пример 1. В библиотеку государственного бюджетного учреждения "Университет" в августе 2012 г. обратилось ООО "Издательский центр" с просьбой принять в качестве пожертвования коллекцию произведений А.С. Пушкина. Книги были приняты на основании Акта о пожертвовании, который затем был утвержден руководителем учреждения, и были отражены в бухгалтерском учете соответствующие хозяйственные операции.

Акт о пожертвовании был составлен следующим образом:

Утверждаю

Руководитель учреждения

Курочкин /А.А. Курочкин/

(подпись) (расшифровка подписи)

о пожертвовании

06.08.2012 г. Санкт-Петербург

ООО "Издательский центр", именуемое в дальнейшем "Жертвователь", в лице генерального директора А.Ю. Петрова, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Университет в лице директора библиотеки П.П. Смирновой, действующей на основании доверенности от 5 мая 2012 г. N 142, с другой стороны, составили настоящий Акт о нижеследующем:

1. Жертвователь передал Университету, а Университет принял у Жертвователя безвозмездно в качестве пожертвования следующее имущество: коллекцию произведений Пушкина, состоящую из 12 книг на общую сумму 5000 (Пять тысяч) руб.

2. Указанное в п. 1 Акта имущество (книги) передается Жертвователем с целью его использования Университетом в соответствии с уставной деятельностью в качестве пополнения библиотечного фонда.

3. Университет распоряжается переданным имуществом по своему усмотрению исходя из целей и задач учреждения обслуживания пользователей, в том числе оставляет за собой право вывода пожертвованных документов из фонда в случае возникновения причин для списания без согласования с Жертвователем.

4. Правоотношения Жертвователя и Университета во всем, что не предусмотрено настоящим Актом, регулируются действующим федеральным законодательством о благотворительности.

5. Адреса и реквизиты сторон.

Жертвователь Университет

Передал ООО "Издательский центр" Принял директор библиотеки Университета

Директор Петров /А.Ю. Петров/ Директор Смирнова /П.П. Смирнова/

(должность) (подпись) (расшифровка (должность) (подпись) (расшифровка

подписи) подписи)

В бухгалтерском учете оприходование коллекции Пушкина, состоящей из 12 книг, было отражено следующим образом:

Выбытие из фонда

В настоящее время действующие нормативные акты не содержат указаний об обязательности списания из библиотек образовательных учреждений учебников пятилетней давности, кроме как в случаях их физического износа, приведшего к ветхости (изношенность книг, утеря страниц, восстановление которых не представляется возможным, и т.п.).

Списание же вследствие морального устаревания возможно, только если учебник не включен в указанные федеральные перечни, утвержденные Минобрнауки.

Пунктом 9.8 Инструкции N 2488 предусмотрен норматив списания библиотечных фондов по неустановленным причинам (недостача) - не более 0,1% от объема книговыдачи.

Указаниями п. 5.1.2 Инструкции N 590 учреждениям предоставлено право самостоятельно устанавливать количественные и стоимостные нормативы списания изданий, утраченных по неустановленным причинам (недостача).

Исключение документов из фондов библиотек по причине устарелости производится не реже одного раза в два года.

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в Книге суммарного учета и в формах индивидуального учета фонда. При этом указывается одна из причин списания.

При списании предметов библиотечного фонда, относящегося к особо ценному движимому имуществу учреждения (то есть библиотечного фонда, числящегося на счете 0 10127 000), необходимо учитывать, что решение о списании такого имущества принимается учреждением по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, в ведении которого оно находится (пп. "б" п. 4 Положения об особенностях списания федерального имущества, утв. Постановлением Правительства РФ от 14.10.2010 N 834). Учреждение обязано согласовывать с учредителем свое решение о списании закрепленного за ним библиотечного фонда, отнесенного к особо ценному движимому имуществу. Для согласования списания учреждение направляет следующие документы :

Перечень предметов библиотечного фонда, решение о списании которых подлежит согласованию;

Копию решения о создании постоянно действующей комиссии по подготовке и принятию решения о списании имущества (с приложением положения о данной комиссии и ее составе, утвержденного приказом руководителя организации);

Копию протокола заседания постоянно действующей комиссии по подготовке и принятию решения о списании предметов библиотечного фонда;

Акты о списании федерального имущества и документы согласно перечню, утвержденному учредителем.

Выбытие объектов библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) или Актом о списании групп объектов основных средств (ф. 0306033) с приложением списков исключенной литературы на основании решения постоянной действующей комиссии по поступлению и выбытию активов.

В бухгалтерском учете операции по выбытию отражаются так:

Списаны объекты библиотечного фонда в связи с износом, непрофильностью, утерей, хищением, продажей и т.п.:

Дебет 0 40110 172 "Доходы от операций с активами"

Списаны объекты библиотечного фонда в связи с утратой в результате бедствий стихийного и техногенного характера:

Дебет 0 40120 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами"

Кредит 0 101X7 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда";

Списаны объекты библиотечного фонда в связи с безвозмездной передачей:

Дебет 0 40120 241 "Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям",

Дебет 0 40120 242 "Расходы на безвозмездные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций"

Кредит 0 101X7 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда".

Пример 2. В 2012 г. бюджетное образовательное учреждение за счет субсидии на выполнение государственного задания закупило 120 учебников по 300 руб. каждый. В этом же году комиссией было принято решение о списании 50 книг (на общую сумму 10 000 руб.), приобретенных за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, по причине их физического износа и устаревания.

В бухгалтерском учете учреждения были сделаны следующие бухгалтерские записи:

			Сумма, руб.
Поступили учебники от организации-поставщика (120 экз. x 300 руб.)
Учебники поставлены на учет
Начислена 100%-ная амортизация на поступившие и введенные в эксплуатацию учебники
Износившиеся книги списаны по решению комиссии

Г. Н. Неверов

Библиотека в учреждении образования

Бухгалтерский учет изданий для библиотек

Подписка на периодические издания

Налоговый учет изданий

В любой образовательной организации для поддержания учебного процесса на высоком уровне как слушателям, так и преподавателям нужна научная и специальная литература. Для этого практически в каждом учебном заведении организована библиотека. Часть библиотечного фонда формируется из периодических изданий. Учет книг и журналов, а также подписки на периодику имеет свои специфические особенности.

Библиотека в учреждении образования

Обычно библиотеки образовательных учреждений входят в структуру этой организации и не являются самостоятельными юридическими лицами. Основным документом, которым руководствуются библиотеки при учете своих фондов, является Инструкция, утвержденная приказом Министерства культуры РФ от 2 декабря 1998 г. N 590 (далее - Инструкция N 590). Для учреждений образования эта Инструкция стала руководством к действию только после утверждения Методических рекомендаций по применению Инструкции об учете библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений (далее - Методические рекомендации). Инструкция утверждена для применения в государственных и муниципальных библиотеках, но и остальные организации могут руководствоваться ее положениями для учета движения библиотечных фондов и аналитического бухгалтерского учета.

В соответствии с ГОСТ 7.20.80 библиотеки учитывают свои фонды в унифицированных учетных единицах - экземплярах и названиях. Особенностью библиотек образовательных учреждений является то, что для обеспечения учебного процесса приобретаются учебные издания в больших количествах экземпляров одного названия, индивидуальный учет которых осуществляется по безынвентарной методике.

Для библиотек высших учебных заведений;

Для библиотек средних специальных учебных заведений;

Для библиотек общеобразовательных учреждений.

При безынвентарном методе учета оформляются учетные карточки документов, регистрационная книга учетных карточек. Учетная карточка составляется на каждое впервые поступившее в библиотеку название в количестве свыше 10 экземпляров. В ней отражается движение каждого отдельного названия документа, а также все последующие поступления данного названия независимо от цены.

Выбытие документов из фонда оформляется Актом об исключении и отражается в Книге суммарного учета и в формах индивидуального учета фонда. Акты на списание документов в библиотеках образовательных учреждений утверждаются ректором (проректором) или директором учебного заведения.

В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязательная инвентаризация фонда производится:

При смене материально ответственного лица;

При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

При передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;

При реорганизации и ликвидации библиотеки.

Новым положением в 2003 году является то, что с заведующими секторами библиотек теперь можно заключать договор о полной материальной ответственности. Эта норма закреплена постановлением Министерства труда Российской Федерации от 31 декабря 2002 г. N 85 в новом перечне должностей работников, с которыми могут быть заключены такие договоры.

Бухгалтерский учет изданий для библиотек

В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94 библиотечные фонды входят в их состав. В классификатор включены разные виды документов независимо от материальной основы носителя информации (от рукописей до электронных изданий). Следовательно, все они должны учитываться в бухгалтерии. Однако на практике не все документы, составляющие фонд библиотеки, входят в состав основных фондов, которых отражена в финансовых документах. В некоторых библиотеках в балансовой стоимости фонда не отражена стоимость периодических изданий, изданий на нетрадиционных носителях, стоимость обменных фондов.

С 2001 года действует Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/01), утвержденное приказом Министерства финансов РФ от 30 марта 2001 г. N 26н.

В ПБУ 6/01 нет стоимостного критерия, а к основным средствам относятся объекты, которые организация будет использовать в производственных (управленческих) целях более одного года. Кроме того, основные средства должны приносить экономические выгоды в будущем и их не предполагается продавать (п.4 ПБУ 6/01). В соответствии с пунктом 18 приобретенные книги, брошюры и т.п. издания разрешается списывать на затраты производства () по мере отпуска их в производство или эксплуатацию.

Действительно, говорить о пополнении библиотечного фонда можно только в том случае, если организация имеет соответствующее структурное подразделение - библиотеку, а должностные обязанности кого-либо из сотрудников включают в себя обязанности библиотекаря. При этом само понятие "библиотечный фонд" предполагает, что печатные издания, в него входящие, могут быть использованы неоднократно разными пользователями.

Однако само по себе отсутствие библиотеки как самостоятельного подразделения еще не означает, что печатные издания не относятся к основным средствам. Необходимо следовать основному критерию, изложенному в пункте 4 ПБУ 6/01 - для отнесения изданий к основным средствам необходимо, чтобы приобретенные издания предполагалось хранить и использовать в производственной деятельности более одного года. Организация должна самостоятельно определиться с порядком хранения и учета такого рода долгосрочно используемых изданий.

Если на предприятии организован порядок хранения и использования изданий в течение периода более года (например, для специальных или справочных изданий), то независимо от наличия или отсутствия распоряжения руководителя о создании подразделения "Библиотека" они будут относиться к основным средствам.

Принятый организацией порядок определения срока полезного использования приобретаемых печатных материалов и их дальнейшего учета можно оформлять отдельным распорядительным документом по каждому печатному изданию в отдельности либо отразить в учетной политике в отношении различных видов печатных изданий, сгруппированных по категориям.

Из этого можно сделать вывод о том, что если библиотека использует периодические издания в составе библиотечного фонда (в том числе в фонде временного хранения), то есть организует подшивку номеров, предоставляет их читателям и хранит более одного года, то они должны учитываться как основные средства. Для учета такого рода документов Минфин в письме от 26 августа 2002 г. N 16-00-12/19 предлагает использовать дополнительную единицу учета библиотечного фонда - годовой комплект. В Инструкции N 590 установлено, что годовой комплект - это совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу. На годовой комплект заводится одна учетная карточка, в которую вносятся поступления очередных номеров газеты или журнала.

В этом же письме разъясняется, что для учета книг и других изданий нужно руководствоваться Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. N 94н, а также ПБУ 6/01. Ранее учет движения литературы в бухгалтерском учете осуществлялся в соответствии с пунктом 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, но в письме Минфина этот пункт признается утратившим силу, несмотря на то, что в остальном Методические указания действуют.

Следовательно, при принятии экземпляров изданий к бухгалтерскому учету на сумму произведенных расходов делается запись по счету "Основные средства" субсчет "Библиотечный фонд" в том же порядке, что и для остальных основных фондов. Так как в настоящее время книгопечатная продукция облагается налогом на добавленную стоимость, то НДС необходимо выделять и учитывать на счете 19-1 "НДС при приобретении основных средств".

Библиотечные фонды относятся к тому виду основных фондов, на которые не начисляется амортизация. Так, в пункте 18 ПБУ 6/01 предусмотрено, что приобретенные издания разрешается списывать на затраты (в расходы) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию, причем в отношении литературы ограничение по максимальной стоимости единицы не установлено, то есть не амортизируются все издания, независимо от первоначальной стоимости. Следовательно, выбытие (списание морально устаревших материалов, недостачи и пр.) библиотечного фонда производится аналогично выбытию основных средств, но без использования счета "Амортизация основных средств". Прибыли и убытки от этих операций в течение отчетного периода отражаются на счете "Прочие доходы и расходы".

Облагаются НДС по ставке 10 процентов:

Печатные периодические и продолжающиеся издания (журналы, сборники, бюллетени);

Печатная книжная продукция, связанная с образованием, наукой и культурой;

Периодические и продолжающиеся издания информационных агентств в электронном виде, на магнитных носителях, по сети Интернет, по каналам спутниковой связи.

Перечень изданий, облагаемых по этой ставке, утвержден постановлением Правительства РФ от 23 января 2003 г. N 41*.

Пример 1

НОУ колледж "Информатика" имеет библиотеку. В январе 2003 года для использования в учебном процессе были закуплены книги "Основы программирования" в количестве 50 экземпляров по цене 110 руб. за экземпляр, в том числе НДС - 10 руб. Оплата была произведена с расчетного счета организации. В феврале 2003 года один экземпляр был списан из-за обнаруженного брака:

Система отчетности

Консультация

ГОСТ 7.20 – 2000 Библиотечная статистика

Показатели библиотечной статистики

Дневник работы библиотеки

Картотека читательского профиля

Схемы месячных статистических и информационных отчетов

Образцы заполнения отчетных документов

Форма 6НК

В библиотеках существуют три вида учета: оперативный, статистический и бухгалтерский.

Оперативный учет (или первичный учет) заключается в постоянной, непрерывной систематической регистрации всех процессов библиотечной деятельности: сразу же по выполнении его:

Своевременное оформление документов на поступившую и выбывшую литературу,

Запись полученной литературы в книгу суммарного учета и индивидуального учета,

Заполнение читательских формуляров и запись в них выданных книг, изменение данных о читателе;

Текущий учет посещений и выдачи.

Регулярное ведение «Дневника работы», который заполняется по определенным формам и правилам.

Без оперативного учета невозможен никакой другой учет в библиотеке.

Статистический учет обязателен для всех видов библиотек и осуществляется по единым методам, изложенным в регламентирующих документах, что достигается посредством единых форм учета.

Цель статистического учета – установить точные данные:

О величине, составе и движении библиотечного фонда,

О числе и составе читателей;

Числе и составе книговыдачи,

Об объеме массовой, информационно – библиографической, методической работы, а также о внестационарных формах обслуживания.

Все эти сведения получаются на основе оперативного учета в «Дневнике библиотеке». Количественные итоги подводятся в конце каждого месяца, квартала, года. Данные статистического учета используются для изучения деятельности библиотек, обобщения результатов и последующего планирования.

Бухгалтерский учет имеет целью документальную регистрацию всех поступлений и расходов материальных ценностей библиотеки: книжного имущества, оборудования, столов, стульев, витрин и т.д. Расходование денег должно подтверждаться документами – это чеки и счета соответствующих организаций, квитанции об уплате денег за платные услуги и т.д. В нашей ЦБС бухгалтерский учет осуществляется централизованной бухгалтерией УКИиС администрации г. Абакана.

Показатели библиотечной статистики – это количественные характеристики того или иного явления или процесса библиотечной деятельности и выражаются в абсолютных и относительных величинах.

Абсолютные величины – это число читателей, книговыдач, посещений, мероприятий массовой работы, библиографических справок и др.

Относительные величины (показатели интенсивности, качественные показатели) – это показатели, измеряющие соотношение двух различных по содержанию, но взаимосвязанных показателей.